そのまま使える！社内懇親会の案内文・メール例文集
昼開催・社内BBQ・歓迎会の4パターン
最終更新: 2026年7月
社内懇親会の幹事になって、最初に手が止まるのが「案内文をどう書くか」ではないでしょうか。堅すぎると誰も来ない、砕けすぎると上司に見せづらい。しかも参加率は、この一通でほとんど決まります。
この記事では、コピーしてそのまま使える案内メールの例文を、シーン別に用意しました。あわせて、参加率を上げるための書き方のコツと、リマインドの送り方までまとめています。会場をこれから探す方のために、渋谷で昼から貸切できる会場もご紹介します。
この記事でわかること
- 案内文に必ず入れる6つの要素
- コピペで使える案内メール例文（4パターン）
- 参加率が上がる書き方と、欠席しやすくする一文
- リマインドを送るタイミングと文面
案内文に必ず入れる6つの要素
案内文で迷ったら、次の6つが入っているかだけ確認すれば十分です。逆にこれが欠けていると、幹事のもとに個別の質問が次々と届くことになります。
| 要素 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 目的 | 「なぜ集まるのか」を一行で。これがあるだけで参加率が変わります |
| 日時 | 開始と終了の両方。終わりが見えないと予定を空けてもらえません |
| 場所 | 店名・最寄り駅・徒歩分数。地図のURLも添えると親切です |
| 費用 | 金額と支払い方法（当日集金／給与天引き／会社負担）を明記 |
| 返信期限 | 「◯月◯日（◯）までに」と曜日つきで。会場の締切から逆算します |
| 幹事の連絡先 | 当日に迷った人がすぐ連絡できるように |
会場によっては人数確定の締切が早い場合があります。返信期限は会場の締切より3日ほど前に設定しておくと、集計と連絡に余裕が生まれます。
【コピペOK】社内懇親会の案内メール例文
そのまま貼り付けて、◯の部分を差し替えてお使いください。
1. 基本形（部署・チームの懇親会）
件名：【ご案内】◯◯部 懇親会のお知らせ（◯月◯日）
◯◯部のみなさま
お疲れさまです。◯◯です。
下半期のスタートにあたり、部内の懇親会を開催します。
普段なかなか話す機会のないメンバーとも、ゆっくり話せる場にできればと思います。
■日時：◯月◯日（◯）18:30〜20:30
■場所：◯◯（渋谷駅から徒歩2分）
■会費：◯,◯◯◯円（当日集金）
■出欠：◯月◯日（◯）までに、本メールへご返信ください
ご都合が合わない場合は、遠慮なくその旨お知らせください。
ご不明な点は◯◯（内線◯◯）までお願いします。
2. 昼開催（ランチ懇親会）
夜の予定が合わないメンバーが多いときは、昼開催に切り替えるだけで参加率が変わります。案内文でも「終業後の予定に影響しない」ことをはっきり伝えるのがコツです。
件名：【ご案内】◯◯部 ランチ懇親会のお知らせ（◯月◯日・昼開催）
◯◯部のみなさま
お疲れさまです。◯◯です。
今期の懇親会は、参加しやすさを優先してお昼の開催にしました。
終業後のご予定を気にせず参加いただけます。
■日時：◯月◯日（◯）11:30〜13:30（時間厳守で解散します）
■場所：◯◯（渋谷駅から徒歩2分）
■会費：◯,◯◯◯円（当日集金）
■出欠：◯月◯日（◯）までにご返信ください
午後の業務に支障が出ないよう、13:30には必ず解散します。
お飲み物はノンアルコールもご用意していますので、お気軽にご参加ください。
3. 社内BBQ・懇親イベント
BBQは「何を持っていけばいいのか」「服装は」という質問が集中します。案内文の時点で先回りして書いておくと、幹事の手間が大きく減ります。
件名：【ご案内】社内BBQ懇親会のお知らせ（◯月◯日）
みなさま
お疲れさまです。◯◯です。
今年の社内懇親会は、BBQ形式で開催します。
食材・機材はすべて会場側で用意されているため、手ぶらでお越しください。
■日時：◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
■場所：◯◯（渋谷駅から徒歩2分・室内会場のため雨天決行）
■会費：◯,◯◯◯円（当日集金）
■服装：私服でお越しください（においがついても差し支えない服装をおすすめします）
■持ち物：特にありません
■出欠：◯月◯日（◯）までにご返信ください
アレルギーや苦手な食材がある方は、あわせてお知らせください。
4. 歓迎会を兼ねる場合
件名：【ご案内】◯◯さん歓迎会のお知らせ（◯月◯日）
◯◯部のみなさま
お疲れさまです。◯◯です。
◯月◯日付で◯◯部に着任された◯◯さんの歓迎会を開催します。
◯◯さんに部署の雰囲気を知っていただき、みなさまと交流できる機会にできればと思います。
■日時：◯月◯日（◯）18:30〜20:30
■場所：◯◯（渋谷駅から徒歩2分・貸切）
■会費：◯,◯◯◯円（新任の◯◯さんは会費不要です）
■出欠：◯月◯日（◯）までにご返信ください
簡単な自己紹介の時間を設ける予定です。
マイクとプロジェクターがある会場ですので、投影したい資料がある方は事前に幹事までご共有ください。
参加率を上げる、4つの書き方のコツ
1. 目的を一行で書く
「懇親会をします」だけでは、参加は「なんとなく面倒なもの」になります。「下半期のスタートにあたり」「新しく加わったメンバーを迎えるため」と一行あるだけで、参加する理由が生まれます。
2. 終了時刻を必ず書く
予定を空けてもらううえで、いちばん効くのが終了時刻です。「20:30終了」「13:30には解散します」と明記すると、そのあとの予定が立てられるので返信が早くなります。
3. 費用と支払い方法をセットで書く
金額だけでなく、当日集金なのか、会社負担なのかまで書きます。「いくら持っていけばいいのか」が分からないと、それだけで返信が後回しになります。
4. 欠席しやすい一文を添える
意外に思われるかもしれませんが、「ご都合が合わない場合は遠慮なくお知らせください」の一文があるほうが、返信率は上がります。断りづらさが理由で返信を保留する人が減るためです。欠席の連絡が早く届けば、人数の精度も上がります。
リマインドは2回、これだけで十分です
案内を出したら終わりではなく、リマインドまでが幹事の仕事です。送るのは2回で足ります。
- 返信期限の2日前：まだ返信していない人にだけ、個別またはグループで軽く一言
- 開催の前日：参加者全員に、日時・場所・地図URL・集合方法をもう一度
前日リマインドの文面例
明日◯月◯日（◯）の懇親会、◯◯:◯◯開始です。
場所は◯◯（渋谷駅から徒歩2分）、地図は下記をご覧ください。
当日、遅れる場合は◯◯（090-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までご連絡ください。
会費の目安はどのくらいか
会費は会場と内容で変わりますが、飲み放題付きのコースであれば1人あたり3,500円〜6,000円程度が一つの目安です。参考までに、渋谷ガーデンスペース道玄坂店のコースは次のとおりです（いずれも税込・飲み放題付き）。
| コース | 品数 | 料金（税込・飲み放題付き） |
|---|---|---|
| ライトプラン | 全6品 | 3,500円 |
| 梅コース | 全7品 | 3,980円 |
| 竹コース | 全9品 | 4,500円 |
| 椿コース | 全10品 | 6,000円 |
貸切料金は0円のため、費用は人数×コース料金のみです。案内文に会費を書くときは、この金額をそのまま記載できます。なお、社内懇親会の費用を福利厚生費として処理できるかどうかは、参加対象の範囲や金額の妥当性などの要件によって判断が分かれます。経費処理の可否については、自社の経理担当者または税理士にご確認ください。
よくある質問
社内懇親会の案内文は、いつ頃送ればよいですか？
案内文はメールとチャット、どちらで送るべきですか？
参加率を上げるために、いちばん効くことは何ですか？
社内BBQの案内文には何を書けばよいですか？
会場はどのくらいの人数まで対応できますか？
渋谷で社内懇親会をするなら「渋谷ガーデンスペース道玄坂店」
渋谷ガーデンスペース道玄坂店は、渋谷駅西口から徒歩2分、着席40名 / 立食65名に対応する貸切パーティー会場です。11時から貸切できるため、案内文で「昼開催」を選択肢にできます。貸切料金は0円で、費用は人数×コース料金のみ。稟議資料にも記載しやすい、わかりやすい料金体系です。
幹事様にとっての使いやすさ
- 11時から貸切OK — 昼開催で参加のハードルを下げられます
- 貸切料金0円 — 費用は人数×コース料金のみで、案内文にそのまま書けます
- 前日21時まで人数変更OK — 直前の出欠変動にも対応できます
- プロジェクター2面・マイク・カラオケ・ビンゴが無料 — 表彰や自己紹介もこの会場で
- 冷暖房完備の室内BBQにも対応 — 雨天でも予定どおり開催できます
- 着席40名 / 立食65名、渋谷駅西口から徒歩2分
渋谷に系列5店舗 — シーンに合わせて選べます
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